أتمتة عروض الأسعار للمصانع وشركات التوريد: من رسالة واتساب لعرض جاهز للمراجعة

في شركات التصنيع والتوريد، عرض السعر هو بداية كل بيعة. والعميل اللي بيطلب عرض من تلات موردين، في الأغلب بيشتغل مع أول واحد يرد عليه برقم واضح. لكن تجهيز العرض شغل متعب: مهندس المبيعات بيقرا طلب مكتوب بأي صيغة، وبيدوّر على كل صنف في الكتالوج، وبيجيب السعر من ملف، وبيحسب الكميات والخصم، وبيبني ملف إكسل أو PDF. والطلب اللي فيه أربعين بند ممكن ياخد نص يوم.

النتيجة إن العروض بتتأخر، والمهندسين الكبار وقتهم بيروح في شغل كتابي، وأحيانًا سعر قديم بيطلع في عرض بالغلط. أتمتة عروض الأسعار بتشيل الجزء الميكانيكي من الشغل ده، وبتسيب للمهندس الجزء اللي محتاج خبرته: المراجعة والتسعير النهائي. في الدليل ده هنشرح النظام بيتبني إزاي، وإيه اللي لازم يجهز قبله.

• فهم الطلب: العميل كاتب أسماء الأصناف بطريقته، أو باعت صورة جدول، أو فويس نوت.
• الرجوع للعميل: فيه مقاس ناقص أو كمية مش واضحة، فبيسأل ويستنى الرد.
• المطابقة: كل بند محتاج يتدوّر عليه في الكتالوج ويتحدد كوده.
• التسعير: السعر من آخر قايمة، والخصم حسب العميل والكمية.
• الكتابة: بناء الملف بالشكل المعتمد، والترقيم، والشروط.
• المراجعة والإرسال.

الخطوات الأربعة الأولى والخامسة شغل متكرر بقواعد معروفة. والتسعير النهائي والمراجعة هم اللي فيهم حكم وخبرة. الأتمتة بتشتغل على الأولانيين وبتحمي الأخيرتين.

1. استقبال الطلب

الطلب بييجي على واتساب أو الإيميل. المساعد بيقراه مهما كانت صيغته: نص حر، أو صورة، أو ملف Excel أو PDF. ولو فيه بيانات ناقصة، بيسأل العميل عليها بسؤال محدد، مش «برجاء إرسال التفاصيل».

2. استخراج البنود

من الطلب بيطلع جدول منظّم: الصنف، والمقاس، والخامة، والكمية، والوحدة. دي الخطوة اللي الذكاء الاصطناعي بيفرق فيها، لأن العميل ممكن يكتب نفس الصنف بخمس طرق مختلفة.

3. المطابقة مع الكتالوج

كل بند بيتطابق مع كود صنف في الكتالوج. لو المطابقة واضحة، بتتسجّل. ولو فيه أكتر من احتمال أو مفيش تطابق، البند بيتعلّم عليه عشان المهندس يحسمه. النظام ما بيخمّنش في صمت.

4. التسعير بالقواعد

السعر بييجي من قايمة الأسعار الحالية، والحساب بيتعمل بمعادلات ثابتة: الكمية في السعر، وخصم الكمية، والضريبة. النموذج اللغوي ما بيحسبش حاجة؛ الأرقام شغل قواعد مش شغل تخمين.

5. بناء المسودة

بيطلع ملف بالشكل المعتمد عندك: لوجو الشركة، وجدول البنود، والإجمالي، والشروط التجارية، ومدة صلاحية العرض.

6. المراجعة والإرسال

المسودة بتروح للمهندس ومعاها ملخّص: البنود اللي اتطابقت بثقة، والبنود اللي محتاجة قراره. بيراجع ويعدّل ويعتمد، والعرض بيتبعت للعميل في نفس المحادثة.

ده المسار اللي اتبنى في حالة مصنع حوامل الكابلات، وشرحنا فلسفة المراجعة فيه في مقال مسودة عرض سعر بمراجعة فريقك.

بعد الأتمتة، النظام بيقرا الملف في دقايق. خمسة وتلاتين بند اتطابقوا مع الكتالوج بوضوح. تلات بنود ليهم أكتر من احتمال لأن المقاول ما كتبش السُمك. وبندين مش موجودين في الكتالوج أصلًا. المساعد بيرد على المقاول بسؤال واحد محدد عن السُمك في التلات بنود، والمقاول بيجاوب.

المهندس بيوصله إشعار: مسودة جاهزة، خمسة وتلاتين بند مسعّرين، وتلاتة اتحسموا برد العميل، وبندين محتاجين قراره. بيراجع الأرقام، وبيقرر إن البندين هيتعملوا تصنيع خاص ويحط سعرهم، وبيعدّل الخصم لأن حجم الطلب كبير، ويعتمد. العرض بيوصل المقاول في نفس اليوم.

المهندس اشتغل على العرض ده وقت قصير بدل نص يوم، وكل الوقت ده راح في القرارات اللي محتاجة خبرته فعلًا.

• كود واحد لكل صنف، ما بيتكررش.
• وصف واضح بالمواصفات: المقاس، والسُمك، والخامة، والتشطيب.
• الأسماء التانية اللي العملاء بيقولوها على الصنف، بالعربي والإنجليزي.
• وحدة البيع: متر، أو قطعة، أو طن.
• السعر الحالي وتاريخ آخر تحديث.
• أي قواعد خاصة: أقل كمية، أو أصناف بتتباع مع بعض.

في مشاريع كتير، تنضيف الكتالوج بياخد وقت أكتر من بناء النظام نفسه. وده مش وقت ضايع: الكتالوج النضيف بيفيد المبيعات والمخازن والحسابات حتى من غير أتمتة.

قبل الأتمتة، القواعد دي لازم تتكتب وتتقسّم لنوعين:

• قواعد ثابتة النظام يطبّقها لوحده: خصم الكمية، وسعر الشريحة، والضريبة.
• قرارات بتتساب للمهندس: الخصم الخاص، والسعر التفاوضي، والبنود اللي سعرها بيتغيّر كل يوم.

والنوع التاني ما يتأتمتش. النظام بيحط السعر الأساسي وبيعلّم على البند إن «السعر محتاج اعتماد»، والمهندس هو اللي يقرر. ده مش نقص في النظام، ده اللي بيخلّي الإدارة تثق فيه.

والمراجعة لازم تكون سهلة، وإلا المهندس هيرجع يعمل العرض بإيده. واجهة المراجعة الكويسة بتوريه:

• الطلب الأصلي زي ما العميل بعته، جنب الجدول المستخرج.
• البنود اللي النظام واثق فيها، والبنود اللي محتاجة عينه، بعلامة واضحة.
• السعر جاي منين، وتاريخ آخر تحديث ليه.
• زرار واحد للاعتماد، وطريقة سهلة للتعديل.

بعد شهور من التشغيل، ممكن تقرر إن نوع معيّن من العروض، زي الطلبات الصغيرة من الأصناف القياسية، يطلع من غير مراجعة. القرار ده بتاخده على أرقام، مش على حماس.

• رسالة نصية بالعامية وفيها اختصارات السوق.
• صورة ورقة مكتوبة بخط الإيد.
• جدول كميات Excel أو PDF من المقاول أو الاستشاري.
• فويس نوت من عميل في الموقع.
• رسالة فيها «نفس الطلب اللي فات بس الكمية الضعف».

النماذج الحالية بتتعامل مع النص والصور والملفات بدقة كويسة، لكن الدقة بتختلف حسب جودة الصورة ووضوح الخط. عشان كده النظام بيعرض اللي فهمه على المهندس، وما بيفترضش إنه صح. وقراءة الملفات الطويلة زي جداول الكميات ليها مسار خاص، بنشتغل عليه في قراءة المستندات بالذكاء الاصطناعي.

• المتابعة: لو العميل ما ردش في المدة المتفق عليها، تذكير مهذب بيطلع، والمهندس بيعرف.
• التعديل: العميل بيطلب تغيير كمية أو بند. النظام بيطلّع نسخة جديدة برقم مراجعة، والقديمة بتفضل محفوظة.
• الصلاحية: العرض ليه مدة، وبعدها الأسعار ممكن تتغيّر. النظام بينبّه لو العميل وافق على عرض منتهي.

وكل عرض بيتسجّل بحالته: اتبعت، أو قيد التفاوض، أو اتقبل، أو اترفض. السجل ده هو اللي بيجاوب على أسئلة الإدارة: نسبة العروض اللي بتتحوّل لأوامر توريد كام؟ بنخسر في أنهي أصناف؟ التفاصيل في دليل ربط واتساب بالـ CRM.

• الوقت من استلام الطلب لحد إرسال العرض.
• عدد العروض اللي المهندس بيطلّعها في اليوم.
• نسبة العروض اللي رجعت بسبب غلطة.
• نسبة العروض اللي اتحوّلت لطلب فعلي.
• عدد الطلبات اللي ما اتردش عليها خالص.

والرقم الأخير بيفاجئ ناس كتير. لما كل طلب بيتسجّل، بتكتشف إن جزء من الطلبات كان بيضيع من غير رد، وده بيع كان ممكن يحصل. شرحنا حسبة العائد في مقال العائد من أتمتة الذكاء الاصطناعي.

اختبار الطلبات القديمة أهم خطوة في الخطة. هو اللي بيوريك نسبة المطابقة الحقيقية على شغلك إنت، قبل ما أي عميل يشوف حاجة. ولو النسبة ضعيفة، السبب في الأغلب في الكتالوج، وبترجع تصلّحه. شوف كمان الأسئلة الأربعة قبل أي مشروع.

• بتطلّع عروض كتير كل أسبوع، والعرض الواحد فيه بنود كتير.
• أصنافك قياسية وليها كتالوج وأسعار معروفة.
• السرعة في الرد بتأثر على كسب الطلب.
• مهندسين المبيعات وقتهم محدود ومكلّف.

ولو شغلك مشاريع كبيرة قليلة، كل واحد فيها بيتسعّر بدراسة خاصة، فالأتمتة الكاملة مش مناسبة. لكن أجزاء منها بتفيد: قراءة جداول الكميات، وتجميع البنود، وتجهيز القالب.

النظام هيبعت أسعار للعميل من غير ما نعرف؟

لأ، إلا لو إنت قررت كده لنوع محدد من العروض. الوضع الافتراضي إن كل عرض بيعدّي على مراجع من فريقك.

أسعارنا بتتغيّر كل يوم مع سعر الخام، ينفع؟

ينفع، بشرط إن فيه مصدر واحد للسعر بيتحدّث، والنظام بيقرا منه. والعرض بيتكتب عليه تاريخ السعر ومدة الصلاحية بوضوح.

لازم نغيّر برنامج الحسابات أو الـ ERP؟

في الأغلب لأ. النظام بيقرا الكتالوج والأسعار من ملف أو من نظامك لو بيسمح بالربط، وبيطلّع العرض بالشكل اللي إنت متعوّد عليه.

لو العميل طلب صنف مش في الكتالوج؟

النظام بيعلّم على البند إنه «غير موجود» وبيسيبه للمهندس، بدل ما يحط أقرب صنف ويسكت. ده من أهم قواعد التصميم.