مشاريع الأتمتة اللي بتتعثر نادرًا ما بتتعثر بسبب التقنية. بتتعثر لأن محدش اتفق من الأول على شكل النجاح. عشان كده كل مشروع عندنا بيبدأ بنموذج قصير فيه أربع أسئلة.
1. هدف العملية
جملة واحدة: الطلب إيه، والنتيجة إيه. مثلًا «كل طلب عرض سعر على واتساب يبقى مسودة Excel جاهزة للمراجعة». لو الهدف محتاج فقرة، يبقى لسه محتاج يتقسّم لأكتر من مشروع.
2. البيانات المطلوبة
إيه الملفات والأنظمة اللي النظام هيقرا منها: الكتالوج، وقائمة الأسعار، وجدول المواعيد، والـ CRM. ومين صاحب كل ملف، وبيتحدث كل قد إيه.
3. صلاحيات الوصول
النظام هيقرا بس ولا هيكتب؟ في أنهي نظام؟ ومين من الفريق يقدر يعتمد؟ الصلاحيات الواضحة من الأول بتحمي بياناتك وبتسرّع التشغيل، لأن مفيش حد هيستنى إذن في نص الطريق.
4. اختبار القبول
مجموعة طلبات حقيقية، والنتيجة المتوقعة لكل واحد. المشروع بيتسلّم لما النظام يعدّي الاختبار ده، مش لما يبان حلو في الديمو. الاختبار نفسه بيفضل موجود ونعيده بعد أي تعديل.