أغلب الشركات عندها محادثات كتير، ومشكلتها مش قلة الرسايل. المشكلة إن كل رسالة بتوصل بصيغة مختلفة: صورة لطلبية، فويس نوت، أو سطر زي «محتاج عرض لـ 50 وحدة». الموظف بيقضي وقته في إنه يفهم ويكرر السؤال وينقل الكلام لشيت، قبل ما يبدأ الشغل الحقيقي.
المدخل الواضح أول خطوة
قبل أي أتمتة، اتفق على شكل الطلب الكامل عندك. في عرض السعر مثلًا: الصنف، والمقاس، والكمية، ومكان التسليم، وموعده. المساعد على واتساب وظيفته يجمع الحقول دي بسؤال واحد في كل خطوة، مش يرد بفقرة طويلة. لو حقل ناقص، بيسأل عليه بس.
حالة لكل طلب
الطلب بيعدّي بتلات حالات واضحة: طلب جديد، وقيد المراجعة، وتم التنفيذ. كل حالة بتتكتب بالكلمات ومعاها علامة، عشان أي حد في الفريق يعرف الطلب واقف فين من غير ما يفتح المحادثة. اللون لوحده مش كفاية لشرح الحالة.
القرار يفضل عند صاحب العملية
المساعد يقدر يجهّز مسودة عرض من الكتالوج في دقايق، لكن السعر النهائي والاستثناءات بيعتمدها موظف. ده مش ضعف في النظام؛ ده اللي بيخلّي الفريق يثق فيه. ابدأ بمراجعة كل عرض، وبعد ما تشوف النتايج قرر إيه اللي ممكن يتبعت من غير مراجعة.
إزاي تبدأ
اختار نوع طلب واحد بيتكرر كل يوم، واكتب الحقول اللي محتاجها عشان تنفّذه. بعدين جرّب المسار على عشر محادثات حقيقية قديمة: هل المساعد كان هيجمع البيانات صح؟ هل المراجع كان هيعرف يعتمد بسرعة؟ الإجابات دي هي خطة المشروع.